Wanneer is communicatie en stakeholdermanagement relevant in bouwprojecten?

Posted on jun 26, 2013
Wanneer is communicatie en stakeholdermanagement relevant in bouwprojecten?

De fasen van een groot bouwproject zoals een energiecentrale zijn grofweg: Business Development, Realisatie en Operations & Maintenance (oftwel Projectontwikkeling, Bouwfase, Operatie & Onderhoud). Vaak zie je dat er, naast de verplichte communicatie in het kader van vergunningen, pas gestart wordt met omgevingscommunicatie als het project gebouwd gaat worden. Niet onbelangrijk, omdat er dan vaak sprake is van overlast.
Maar voordat bekend is wat er precies waar en wanneer gebouwd kan worden, zijn er al heel wat gesprekken met de meest uiteenlopende stakeholders geweest. Stakeholdermanagement of omgevingsmanagement begint dus eigenlijk al zodra er over een project wordt nagedacht. Wie moet ik waarover spreken en wat zijn de belangen? Zelfs in een verkennende fase is er al sprake van stakeholdermanagement. Verder duurt de projectontwikkeling vaak jaren, omdat er uiteenlopende vergunningen nodig zijn en er vaak subsidie nodig is.

Projectteamleden zijn meestal zeer zorgvuldig met hun stakeholders en weten precies wie ze waarover gesproken hebben en wat de belangen zijn. Maar daar zit hem precies het probleem, het is vaak niet integraal inzichtelijk en bestaat uit kennis in hoofden van mensen. Juist in de verkennende fase van de projectontwikkeling kun je alle stakeholders een voor een op een gestructureerde wijze inzichtelijk maken in een stakeholderanalyse. Hierin staan alle stakeholders per categorie incl. hun belangen, issues,  prioriteit, mediagevoeligheid etc.

In de Business Development fase van een bouwproject wil je vooral te weten komen hoe stakeholders aankijken tegen het nut, de evt. overlast, maar ook de voordelen van het project voor hen. Welke meningsverschillen zijn er en welke kansen liggen er? Een aantal stakeholders is van cruciaal belang bij het wel of niet laten doorgaan van het project en daar zul je dus overeenstemming moeten bereiken. Andere stakeholders kunnen zich verzetten tegen het project en procedures starten, wat weer kan leiden tot kostenverhogende vertragingen en vaak veel negatieve publiciteit. Het is dus van groot belang om te weten te komen wat de ‘acceptatievoorwaarden’ van de stakeholders is. Op basis van deze analyse wordt een strategie vastgesteld. Onderdeel hiervan is de mate waarin stakeholders bij het proces betrokken worden en de onderhandelingsruimte per stakeholder.

Een aantal basis communicatiemiddelen zijn hierbij heel nuttig en zorgen dat alle projectteamleden eenduidig over het project communiceren, wat weer bijdraagt aan het stakeholdermanagement. Hierbij kun je denken aan: eenvoudig communicatieplan, een factsheet met de hoofdboodschap en feiten en cijfers van het project, Q&A voor de pers, start projectwebsite.

Wat stakeholdermanagement betreft zijn de volgende documenten relevant: stakeholderanalyse, issueanalyses en de strategie voor de meest relevante issues en stakeholders. Dit bij elkaar zorgt ervoor dat de projectteamleden kunnen inspelen op omgevingsrisico’s en kansen waardoor de kans op succes en realisatie van het project stijgt. Ook wordt evt. onvrede vroeg in het traject al zoveel mogelijk weggenomen.

Mirjam Boode